Writing emails has become a regular routine for millions around the world. It is a common, easy, cheap and practical way to communicate, particularly for business communication.
La escritura de correos electrónicos se ha hecho una rutina regular para millones alrededor del mundo. Esto es un modo común, fácil, barato y práctico de comunicarse, en particular para la comunicación comercial.
But whilst writing an ordinary email may be easy, creating a professionally constructed electronic message requires a bit more attention. Do you rate yourself as an effective and professional email writer? Following are some guidelines to assist you construct more professional emails.
Pero escribiendo un correo electrónico ordinario puede ser fácil, creando un mensaje electrónico profesionalmente construido requiere un poco más atención. ¿Usted precio usted mismo como un escritor de correo electrónico eficaz y profesional? Lo siguiente es algunas pautas para asistirle a construir más correos electrónicos profesionales.
Subject Line/Línea Sustancial
The starting point of a good email is the subject line. In a common office, people may receive dozens of emails a day: eZines, notifications, SPAM, personal messages and work-related content.
El punto de partida de un correo electrónico bueno es la línea sustancial. En una oficina común, la gente puede recibir docenas de correos electrónicos un día: eZines, notificaciones, SPAM, mensajes personales y contenido relacionado con el trabajo.
Within the work-related context, it's common that emails get rated according to the sender (whether it's from a boss or a subordinate, for example) and the subject line. Emails that have generic and uninteresting subject lines will likely be the last to be opened and/or replied, or simply deleted.
Dentro del contexto relacionado con el trabajo, es común que los correos electrónicos son tasados según el remitente (si es de un jefe o un subordinado, por ejemplo) y la línea sustancial. Los correos electrónicos que tienen líneas sustanciales genéricas e indiferentes serán probablemente el último para ser abierto y/o contestado, o simplemente suprimido.
To write an effective subject line, you need to communicate the importance of the email from the receivers perspective (not what's important to you). The reader should be able to quickly acknowledge what it's about and how he or she will respond. Avoid vague subject lines. Also avoid writing offensive content or using exclamation marks on subject lines as they may be blocked by email filters.
Para escribir una línea sustancial eficaz, usted tiene que comunicar la importancia del correo electrónico de la perspectiva de receptores (no lo que es importante para usted). El lector debería ser capaz de reconocer rápidamente sobre qué es y como él o ella responderán. Evite líneas sustanciales vagas. También evite escribir el contenido ofensivo o usar signos de admiración en líneas sustanciales cuando ellos pueden ser bloqueados por filtros de correo electrónico.
Strucuture and Formatting/Estructura y Formateo
If you are sending an email with multiple messages or perspectives, you must think about how you will structure them. Most people read emails quickly and may reply to them without reading all the content.
Si usted envía un correo electrónico con mensajes múltiples o perspectivas, usted debe pensar en como usted los estructurará. La mayor parte de personas leen correos electrónicos rápidamente y pueden contestarles sin leer todo el contenido.
To avoid points being missed, make sure the structure of your email is concise, allowing your reader to easily see what they need to before they click "reply" or simply close the message. A strong leading topic sentence or introduction will often overcome this problem.
Para evitar puntos perdidos, asegúrese que la estructura de su correo electrónico es concisa, permitiendo a su lector ver fácilmente lo que ellos necesitan a antes de que ellos hagan clic "la respuesta" o simplemente cierren el mensaje. Una oración de tema principal fuerte o la introducción a menudo vencerán este problema.
Language and Intention/Lengua e Intención
Keep your language readable from both semantic and formatting perspectives. Use standard spelling and capitalization, avoid all-caps ("online, all-caps means shouting") and avoid jargon.
Guarde su lengua legible tanto de perspectivas semánticas como de que formatean. Use la ortografía estándar y la capitalización, evite todo-gorras ("en línea, gritos de medios de todo-gorras") y evite la jerga.
Be personal. If you are writing to a person or company, identify the name of the receiver(s) and direct the message to them. Many people have an aversion to receiving impersonal "To Whom It May Concern" messages, particularly if it's sent with a commercial objective.
Esté el personal. Si usted escribe a una persona o compañía, identifica el nombre del receptor (es) y les dirige el mensaje. Muchas personas odian a la recepción impersonales "a Quien corresponda" mensajes, en particular si es enviado con un objetivo comercial.
Be kind. Avoid being aggressive or using excessive criticism. If you are feeling emotional, take a break and write later. With the ease of writing emails, many people get carried away in a message when they are frustrated or emotional - only to regret it later.
Esté amable. Evite ser agresivo o usar la crítica excesiva. Si usted se siente emocional, descansa un rato y escribe más tarde. Con la facilidad de escribir correos electrónicos, muchas personas son llevadas en un mensaje cuando ellos son frustrados o emocional - sólo para lamentarlo más tarde.
Be formal. Using a "smilie" face or abbreviations such as "LOL" is not deemed appropriate in a professional email. Your level of formality will depend on the context of the message and the person receiving it: write accordingly.
Esté formal. La utilización de una cara de "smilie" o abreviaturas como "LOL" no es juzgada apropiada en un correo electrónico profesional. Su nivel de la formalidad dependerá del contexto del mensaje y la persona que lo recibe: escriba en consecuencia.
Attachments/Accesorio
Only attach documents to emails if it's strictly necessary. Attachments can be nuisances in messages. They not only increase the likelihood of a virus coming with the email; but also require more download time and take up space on other people's computers.
Sólo ate documentos a correos electrónicos si es estrictamente necesario. Los accesorios pueden ser fastidios en mensajes. Ellos no sólo aumentan la probabilidad de un virus que viene con el correo electrónico; sino también requiera más tiempo de telecarga y tome el espacio en las computadoras de otra gente.
If you can simply copy and paste the content of the attachment with the regular email message, use this option. Bear in mind that emails with attachment can also be blocked by SPAM filters.
Si usted puede copiar simplemente y pegar el contenido del accesorio con el mensaje de correo electrónico regular, usar esta opción. Tenga en cuenta que los correos electrónicos con el accesorio también pueden ser bloqueados por filtros de SPAM.
Sending Rules/Envío de Reglas
This is the ABC of professional emailing. When sending a message to large groups, use the "BCC" function instead of "CC" so that receivers are not be able to view other people's email addresses.
This is particularly important when sending mailouts with personalised mail merged messages (when you want your reader to have the impression this email was tailored and send only to him or her).
Este es el ABECÉ del envío por correo electrónico profesional. Enviando a un mensaje a grupos grandes, use la función de "BCC" en vez "de CENTRIMETROS CÚBICOS" de modo que los receptores no sean ser capaces de ver las direcciones de correo electrónico de otra gente.
Este es en particular importante enviando mailouts con el correo personalizado combinó mensajes (cuando usted quiere que su lector tenga la impresión este correo electrónico fue adaptado y enviarle sólo o ella).
Avoid the "reply all" function. Many people have got into major problems simply because they have failed to observe this. One click can have dire consequences.
Evite "la respuesta toda" la función. Muchas personas tienen en problemas principales simplemente porque ellos han dejado de observar este. Un chasquido puede tener consecuencias extremas.
Finally, avoid taking too long before replying to an email; especially if the message was in an urgent tone. If you are unable to attend to the message anytime soon, you can write a courteous message such as "I am busy at the moment, but I will reply as soon as possible."
Finalmente, evite tomar también mucho antes de contestar a un correo electrónico; sobre todo si el mensaje estaba en un tono urgente. Si usted es incapaz de ocuparse del mensaje en cualquier momento pronto, usted puede escribir un mensaje cortés como "estoy ocupado en este momento, pero contestaré cuanto antes."
About The Author:/Sobre el Autor:
Simon Clarke has over 15 years of experience as a writer, entrepreneur and business specialist. He is also the founder and Director of the Life Coaching Institute.
Simon Clarke tiene más de 15 años de la experiencia como un escritor, empresario y especialista comercial. Él es también el fundador y el Director del Instituto de Entrenamiento de Vida.
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